Der Erfolg von Cash Center Projekten hängt maßgeblich von einem professionellen Projektmanagement ab. Die zugrundeliegende Komplexität von Bargeld-Prozesse und deren Infrastruktur wird weltweit weitgehend unterschätzt. Um dem entgegenzuwirken sollte deshalb der Einsatz eines erfahrenen und fest zugewiesenen Projektleiters von Beginn an zwingend sein.
Cash-Center-Projekte sind meist Teil einer übergreifenden Digitalisierungsstrategie von Zentralbanken oder kommerzieller Cash Center Betreiber/ CiTs, egal ob auf der grünen Wiese oder als Brownfield. Eine fehlende oder ungenaue Abstimmung zwischen Cash-Strategie und den Projektenzielen führt deshalb oft zu schwerwiegenden Problemen, welche wiederrum Verzögerungen, Qualitätsrisiken und höhere Kosten hervorrufen. Die erste wichtige Aufgabe des Projektmanagement ist es, die Projektziele an der übergeordneten Cash-Strategie auszurichten.
Dies erfordert vom Projektleiter eine multi-disziplinäre Erfahrung in den folgenden Bereichen:
- Cash Prozesse und Logistik
- Automatisierung und IT Systeme mit Cash Management Software
- Konstruktion und Gebäudetechnik
Alle Facetten müssen in die technischen Konzepte integriert werden. Dies wiederum erfordert umfassendes Know-how in all diesen Disziplinen (siehe Abbildung).
Auch wenn innerhalb der Kundenorganisation das erforderliche Wissen in Bezug auf die verschiedenen Disziplinen vorhanden ist, ist dieses meistens auf einzelne "Köpfe" in unterschiedlichen Abteilungen verteilt. Zudem sind die entsprechenden Mitarbeiter des Kunden an das Tagesgeschäft gebunden und können somit die Aufgaben des Projektleiters nicht im geforderten Umfang übernehmen.
Projekt Experte schafft Abhilfe
Die Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Disziplinen bestehen über alle Projektphasen hinweg. Daher ist es wichtig, von Anfang an einen dedizierten Projektleiter zu benennen, um die Zusammenarbeit zu strukturieren, Kommunikationsbarrieren zu überwinden und so das Projekt auf Kurs zu halten.
Weitere Herausforderungen ergeben sich aus der Internationalität von Cash Center Projekten. In den meisten Projekten sind Unternehmen aus verschiedenen Ländern involviert und müssen koordiniert werden, z.B. ausländische Lieferanten und lokale Architekten. Das Projektmanagement vermittelt zwischen lokalen Gewohnheiten indem es eine geeignete Projektstruktur mit klaren Verantwortlichkeiten und Regeln aufbaut. Eine fehlende oder ungenaue geplante Projektstruktur macht sich später durch eine unkoordinierte Kommunikation, wechselnde Ziele, mangelnde Arbeitsqualität und verzögerte Entscheidungsfindung bemerkbar.
Aufgaben und Rollen eines Projektmanagers
Ebenso wie Projekte die verschiedene Projektphasen durchlaufen, wechselt auch der Projektleiter über die Projektlaufzeit seine Rollen.
DER WEGBEREITER:
Mit der Erstellung eines Projektmanagement (PM) Handbuchs – das u.a. Regeln für die Zusammenarbeit und Kommunikation enthält – und der Etablierung einer funktionierenden Projektorganisation legt der Projektleiter die Grundlage für den Projekterfolg. Neben der Sicherstellung realistischer und abgestimmter Zeitpläne und einer ersten Kostenschätzungen ist die Bereitstellung sinnvoller PM-Werkzeuge (Software) für die Zusammenarbeit ebenso wichtig, bleibt jedoch oft unberücksichtigt.
DIE WEGBEGLEITER:
Während der Umsetzung kontrolliert und optimiert der Projektleiter ständig die Zeitpläne, reagiert auf unvorhergesehene Ereignisse und sorgt durch regelmäßige Briefings und strukturierte Kommunikation über alle Beteiligten hinweg für einen gezielten Informationsfluss. Dies mündet in einer regelmäßigen Berichtserstattung an die Entscheidungsträger. Die Durchführung dieser Aufgaben erfordert ein umfassendes Verständnis der Projekthintergründe sowie der oben genannten Abhängigkeiten und Beziehungen zwischen den beteiligten Parteien und Disziplinen, so dass der Projektleiter im Falle von Abweichungen schnell eingreifen kann.
DER VOLLSTRECKER:
Durch die Kontrolle und Einhaltung der Termine stellt der Projektleiter sicher, dass die vereinbarten Ergebnisse/ Ziele hinsichtlich Qualität, Zeit und Kosten eingehalten werden. Abschließend werden alle relevanten Informationen, Vorgaben und Ergebnisse dokumentiert und übergeben.
Die Erfahrungen aus internationalen Projekten zeigen, dass die Projektaufgabe den direkten Zugriff auf die Entscheidungsträger des Kunden erfordern. Dies heißt, dass der Projektleiter ein PM-Büro beim Kunden vor Ort haben sollte.
Hybrides Projektmanagement
Angesichts der Komplexität und Internationalität von Cash Center Projekten verspricht eine agilere Vorgehensweise im Projekt-management eine verbesserte Flexibilität innerhalb der gesetzten Meilenstein-Termine. Hierarchischen Strukturen im Bankenumfeld bedingen häufig verzögerte Entscheidungen und wechselnde Zeitpläne. Neue, hoch-priorisierte Aufgaben werden gestellt. Die Integration von agilen Methoden in den traditionellen Wasserfall-Ansatz ermöglicht beim hybriden Projektmanagement ein schnelleres Reagieren auf derartige Ereignisse und Problematiken. Die iterativen Planungsphasen mit schlanken Kommunikations-flüssen sorgen für die notwendige Agilität und Flexibilität, um Zeitpläne ad hoc anzupassen und die nächsten Schritte zu priorisieren – dies ist im traditionellen Projektmanagement kaum realisierbar.
Fazit
Das Projektmanagement ist ein wesentliches Element bei der Cash-Center-Planung oder deren Optimierung. Folgende Punkte sollten beachtet werden:
- Installation eines fest zugeordneten Projekt Managers (mit PM-Büro) zum Projektstart.
- Management von Aktivitäten, Ressourcen, Zeit und Terminplänen, Kosten und Risiken mit Hilfe eines sortierten PM-Werkzeugkasten.
- Projektmanagement erfordert ein interdisziplinäres Verständnis von Bargeld-prozessen, Fabrikplanung, IT sowie von Bau und Gebäudetechnik. Dies ist ein Hauptkriterium bei der Auswahl des Projektmanagers.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Erreichung der Projektziele mit den Fähigkeiten des Projektleiters steht und fällt.
Cash InfraPro bietet weltweit die Services zur Cash Center Planung und Betriebs-optimierung an. Die Mitarbeiter verfügen über das geforderte PM Know-how und über alle Werkzeuge für die Strukturierung von Cash Infrastrukturprojekten; einschließlich innovativer Ansätze, wie das "hybride Projektmanagement". Dies erfolgt immer mit dem Ziel, dem Kunden den für ihn bestmöglichen Projektansatz zu liefern.
Sie benötigen ein Projektmanagement im Bereich Cash Center Engineering, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf.